1 on 1の具体的な進め方を教えてください。

前述しましたが、1 on 1では相手に7割話をさせることが理想です。特に関係構築の段階では、コミュニケーションの頻度と密度が重要です。月に1回1～2時間話すよりも、2週間に1回15分程度の頻度でコミュニケーションを取ることをおすすめします。

成功している中小企業では、リーダーや経営者が対話の時間を設けていることが多いです。例えば朝にコーヒーを飲みながら会話するだけの15分でも十分です。中には食事をしながら1 on 1を行うケースもあります。2週間に1回というスケジュールがどうしても難しい場合は、月に1回15分程度でもいいので実施しましょう。

1 on 1を実施する時間帯は各々の行いやすい時間帯でかまいません。ただし午後4時ごろになると左脳（論理的思考）が疲れてしまい、深く考えられなくなるため夕方などの遅い時間は避けましょう。

どうしても1 on 1を継続するための時間が作れない、という場合にはどうすべきでしょうか？

1 on 1の時間を捻出するためにおすすめなのが、社内会議や打ち合わせの見直しです。これらを効率化することで時間を節約し、1 on 1に割り当てられます。

中小企業の成功パターンとしては、会議時間を1時間から45分へ短縮する企業が多いです。余った15分を活かして、部下との1 on 1の時間を設けます。

1 on 1で話す内容はどのように決めたらよいのでしょうか？また、従業員に質問すべき項目があれば教えてください。

話す内容は状況に応じて聞きながら決めましょう。最初はやはり雑談から入るとスムーズです。定番なのは「天気」「時事ネタ（ニュース）」「飲食」「家族」に関する話です。

ただしその中でもネガティブな話題は避けましょう。 例えばスポーツ選手の金メダル獲得や気持ちの良い天気などのポジティブな話題を選び、新型コロナウイルス感染症の感染者数の増加や好きな野球チームが負けた話などの話題は出さないようにします。

また飲食に関する話題は、共通点を見つけやすいことがわかっています。例えば午後の1 on 1で「昼に近くにできた新しい店にオムライスを食べに行ったけど、とても美味しかった」と話すと、部下も食べ物について話すかもしれません。

なお家族の話題は相手と良好な関係が構築されてからにしましょう。よくある話題ではありますが「一般的な中小企業の従業員のうち24%が家族の話を避けたいと感じる」という統計があり、相手に不快感を与える可能性も高いことも事実です。

そして従業員に質問すべき項目についてですが、関係構築と行動支援の2つの段階それぞれにあった対応が必要です。

まず関係構築の段階では、部下との信頼関係を築くために仕事に関係ないことも含めて共通点を見つけるための質問をしましょう。内容としては、好きなビールやラーメンなどのような話題でかまいません。

一方、行動支援の段階では、2週間や1か月というような一定期間の行動の振り返りを行うことが重要になります。部下に対して「この前の○○、やってみてどうだった？」といった質問をしましょう。

このとき重要なのは、結果がうまくいかなかった場合でも、相手の行動を承認し、失敗ではなく学びがあったかどうかを尋ねることです。「どうだった？」「何がうまくいって、どんな学びがあった？」といった質問を通じ、一緒に振り返りを行います。

そして「次はこういうことを試してみようか」といった提案をしましょう。例えば「僕も経営者としてこういうことを実践してみるから、あなたも少し行動を変えてみてはどうか」といった具体的なアクション改善を次の1 on 1までに実施してもらうようにします。

1 on 1の効果を高めるための4つのポイント

1 on 1を実施する際に気を付けるべきことや効果を高めるためのポイントを教えてください。ポイントは4つあります。

1. 「よろしくお願いします」を使わない

1 on 1の開始フレーズとして「よろしくお願いします」と言っていませんか？実はこれは、最も避けるべき言葉なのです。理由は2つです。

まず1つ目は「よろしくお願いします」と上司が言うと、部下は対話ではなく面談や面接であると感じるためです。面談になると部下は言葉遣いに気を配り「ヘタなことは言えない……」と感じ、腹を割って話してくれなくなる可能性が高まります。特に上司が「よろしくお願いいたします」と敬語を使った場合、部下はますます話しにくくなるでしょう。

2つ目の理由として「よろしくお願いします」には引っかかる部分が多いのです。例えば上司から「よろしくお願いします」と言われると、部下は「何を頼まれているのだろう」「週報の内容について言及しなければならないのか？」などと考えてしまいます。

チームミーティングなどではもちろん問題ありませんが、1 on 1で「よろしくお願いします」を使うことは避けましょう。

2. 深くうなずく

話を聞く際に首を使ってきちんと「うなずく」ことは大変重要です。共感を作るのは目や鼻ではなく首の動きです。首でうなずくことで、同意と合意形成の意思を表示できます。また部下が話しているときにゆっくりうなずくことで、部下に安心感を与えることが可能です。

優れた経営者や上司がうなずくのは部下に同意するときだけではありません。部下が変なことを言っていてもうなずく傾向があるのです。これは意見を述べてくれたことに対して「ありがとう」と感謝を示しているのです。その意見を採用するかどうかとはまた別の問題です。

意見を出しやすい雰囲気を作るためには、部下の発言に対してしっかりとうなずくことが重要ということです。

3. 皆平等に行う

従業員の中には「自分に1 on 1は必要ありません」と言う方もいるかもしれません。しかし、実はそういう方に限って1 on 1を実施しないとへそを曲げたり、急に退職したりする可能性があります。

コミュニケーションの頻度を人によって差別するのは避けるべきです。年齢・経歴・役職に関係なく、すべての従業員に均等に接しましょう。特に関係構築の段階では、必ず1 on 1を実施するべきだと考えてください。

4. 部下に対して「私はあなたに興味があります」と伝える

これが一番のコツです。「自分に対して興味関心を持ってくれるかどうか」は、部下のモチベーションの源泉となります。

1 on 1を行う際、優秀な経営者は部下に感謝や労いを伝えることから始めるスタートする傾向があります。具体的な内容をあげて感謝することが、相手に伝わりやすい方法です。例えば「先週は残業が多くて大変だったけれど、ありがとう」「今日は忙しい中、15分取ってくれてありがとう」など、具体的な内容について感謝を伝えましょう。

さらに最も効果的に1 on 1をスタートしたい場合には、間接承認を利用することがおすすめです。具体的には、第三者を使って相手を褒めます。例えば「経理部の●●さんが、君のことを褒めていたよ」「お客さんが君に感謝していたよ」などと伝えれば、部下はテンションが上がるでしょう。名前を使われた第三者も嬉しいですし、部下が喜ぶようすを見る経営者も嬉しいので、だれもが幸せになります。

1 on 1に臨む前には、ぜひ間接承認のネタを準備しておきましょう。 1～2分でも構わないので、1 on 1を行う前に部下のことをよく考えてみてください。前回の対話や会話の中で印象的だったキーワードを思い出してみましょう。その中から相手の興味を引く言葉や、フィードバックを考えるだけで最初の一言が変わります。

これは4,000人の一般社員に匿名アンケートを実施した結果から得られた知見ですから、ぜひ参考にしてみてください。

業務でトラブルが発生しているさなかでも、1 on 1は予定通り実施するべきなのでしょうか。

トラブル対応が必要な場合は、それに集中することが最善です。必ずしも1 on 1を実施する必要はありません。重要なイベントが目前に迫っている場合も、そちらに優先順位を置きましょう。

経営者は皆さん忙しいため、例えば第2週と第4週の月曜日の午後3時半など、定期的なスケジュール設定しておくのはよいでしょう。ただし条件次第で、スキップや変更ができるルールを設けることも必要です。 このルールを最初の1 on 1の設定段階から明示しておきましょう。そうすることで、部下に気を遣わせることなく柔軟に対応できる環境を整えられます。

先ほどあったおすすめの雑談内容の他、1 on 1の場をほぐすのに有効な話題があれば教えてください。

好きなことの話は1 on 1の場をほぐし、経営者と部下の距離を縮めるのに大変有効です。ただ、経営者からいきなり好きなことを聞かれると部下は緊張してしまうかもしれません。そこで優れた経営者は「自己開示の返報性」という原理を活用します。

「自己開示の返報性」とは、自分が知りたい内容があるときにまずは自分のことから話す方法です。例えば「私は趣味でオートバイに乗るのが好きですが、あなたはモータースポーツなどの趣味はあるの？」「私は片付けが苦手なのですが、あなたはどうですか？」などといった具合です。

共通点が2つ以上ある人と関係を構築することは心理的安全性を確保しやすいということが、我々の調査によってわかっています。仕事以外の部分も含め、共通点をみつけるようにしましょう。