書類整理が楽にできる方法
紙・紙・紙
資料・資料・資料
とにかく書類は
溜まりやすい
大きい3次元の物体だとすぐに
何とかしないといけない
となるけれど
2次元の紙自体は
平面で薄いから
気になりにくい
だからどうしても
逆に処理が遅くなる
それで余計に
溜まってしまう
捨てるのを当たり前にして
ちょうど良いくらいとなる
だと思うようにする
書類は基本すぐに
捨てるスタンスで
要不要の判断は要
この判断は欠かせない。
必要な書類はもちろん
残します！！！
即捨て無理 に分ける
即捨てOK と
即捨て無理 に
まず分ける
その後
即捨て無理 を
やっぱり 捨てる
やっぱり 残す
に分ける！
そもそもどうやって分ける？
書類は書類
冊子は冊子
封書は封書
等で分ける
形で分けるのが
1番分かりやすい
おそらく老若男女が
分かりやすいと思う
人別で分けるのも大事
自分のものは
自分で判断する
他の人のものは
他の人それぞれに
判断を全て委ねる
自分の分を他の人に
判断されたら困るから
他の人も他の人に
判断されたら困るはず
自分の書類だけならば
この作業は不要
① 現在
② 過去
③ 未来
で分ける
① 現在の書類とは
目の前に届いている書類
箱やコーナー等で
受け止めて即刻処理を行う
②過去の書類とは
価値が無くなった書類
すぐに処分・廃棄
リサイクル等に出せるよう
持ち運びしやすい状態を作る
紙袋で集めたり
ヒモで縛ったり
場合によっては
段ボール箱に詰める
○ 内容が重複している
○ 情報が期限切れである
○ 自分から求めていない
これらの書類は全て
過去の書類
保存せずに自分の
目の前から消していく
③未来の書類とは
今後を生かす書類
これはファイルで
整理する
いつでも簡単に
見やすくする為
自分が求めていない
ものを見極める
書類は何かしら届く
郵便物も届く
DMや冊子
広報誌なんかも届く
放っておくとすぐに
溜まってしまう。
大概の場合とりあえず
念の為に置いておいたり
今は時間が無いから
後で見ようと思って
残しておいたりする
そして結局
何も見ないで
時が経つ
こうやって自分から
求めていないのに
届く書類群
これらに見切りを
付ける
届いた書類や冊子を
ていねいにゆっくり
味わって
学んで知識として
頭に入れて実際に
行動ができない
のであれば全く
意味がない
場所取るだけ
ストレス溜まるだけ
要不要を即断して
明らかにいらない
書類は即処分。
新品の冊子の中身を全て
読まないともったいない
手放してはいけない
という囚われから
自分を解放してみる
未来にツケを回して
挽回できる時はいつ？
そんなことを考えるより
もっと大事なことはない？
こうやって一生を
終えていい？
その書類をひとことで
言うと何か？を自分に問う。
つまり何のグループか？
で分けていく
縦軸で10分類まで
で分けていく
これより多いと
混乱すると思うから
部署毎に分けるべき
項目があると思うので
それらをピックアップする
次に
左側の縦軸にその
大項目を入れた横軸に
その大項目に対する
それぞれの小項目を
考える
これを5分類まで
で分けていく
これも分け過ぎると
混乱するから
以下の通りの表になる。
表は素晴らしい
何より頭が整理できる
そして他人と共有できる
そしてお互いの理解が進む
書類を分けた後の
ファイル保存の際
ファイルの名付けは
表で分けた項目名を
付ければ良いだけ
箱保存でも同様
保存書類には廃棄して
良い時期を明記しておく。
『 ○○年に廃棄可 』と明記して
貼り付けるようなイメージ。
廃棄日のラベリングをする。
自分だけが分かれば
いいのではなく
誰が見ても分かる
ようにしておく。
仕事の帳票等は
全て大事に見える。
永久保存すべきだと
判断しがち。
そのジャッジを改めて
確認してみる。
永久に保存する必要が
ないかもしれないから。
要不要の判断は面倒だけれど
不要なものを抱え続ける方が
本当は面倒なはず。
廃棄することが正しいのだ
と言い切りたい訳ではない。
廃棄しても良いものは
ドンドン廃棄していく。
という話。
残す残さないは
本人の自由。
保存する際に廃棄の時期を
明記しておけば今後
改めて要不要のジャッジを
する必要が無くなる。
悩む必要がなくなる。
永久保存の書類には
永久保存と明記かな。
日付や日時を書く際
月日しか書かないことがある。
何年の何曜日で何時かは
余計な情報になる場合もある。
それでも念の為に何年の何曜日で
何時であったかも残しておくと
場合によっては後で
助かるかもしれない。
その時は必要ない
と思うのだけれど
時間が経ってから
あれはいつだったかな？
と困らないように。
だから何年何月何日
何曜日何時と書いておいて
将来に良かった♡
と思いたい。
紙だらけ。
書類が山積み。
資料やファイルが大量。
それらが誰の役に
立っているのか。
誰の為になっているのか。
と問うようにしてみる。
何となくで置いていないか。
前例を覆せないだけではないか。
収納場所をどうするかで
悩んでいるのか。
収納用品がかさんで
困っているのか。
場所の問題。
経済的な問題。
先延ばしにせざるを得ない
心境であるのかもしれない。
以前は必要だった内容が
現時点では不要になって
いるかもしれない。
なぜ置いているかを考えて
不要なものは排除していく。
常に自分の周りに必要な
ものだけを置くようにする。
これができてやっと
本来の仕事ができる。
この一連の作業は一度やれば
おしまいということでない。
一生やり続けなければならない。
それでも難しいことではない。
誰の得にもならない書類は
自分の周りで滞らせずに
循環させていく。
周りを動かしていく。
淀んだ沼ではなく
流れる川のように。
澄み切った日々を
送れるように。
2か所以上に置く必要がある。
複数の人で持ち合う必要がある。
ということであれば
重複していても必要。
● 1か所で使う
● 自分だけが見る
のであれば1枚だけにして
余分は処分。
この先二度と読まない
書類は処分する。
もう読まないのだから。
読まなくても大事な書類は
ファイルに収納していつでも
見れる状態にしておく。
取扱説明書だけが
残っていて
本体が残っていない
ということはないか。
いらない取説は
すぐ破棄せよ！！
人それぞれだけれど
私は入れない。
① ファイルを買わなくて良い。
② ファイルに入れなくて良い。
③ ファイルから出さなくて良い。
という理由から。
取説は本のように扱い
本棚にしまえばいい。
使っていた家電を捨てたら
取説も不要となってしまうが
その時に取説を
捨てるのも楽。
書類に混ざっている
空の封筒はドンドン
処分していく。
そしてザックリと大きさや
サイズで分けていく。
大きさで分けるだけで
自動的に種類毎になる
可能性がある。
□ A4サイズ
□ B5サイズ
□ 封筒サイズ
□ ハガキサイズ
□ 名刺・カードサイズ
分けるだけで一旦
スッキリできる。
明らかに大事な書類は
大事な書類で集めておく。
例えば
● 不動産関係の書類
● 証券会社関係の書類
● 生命保険関係の書類
また
○ 新聞
○ 水光熱費関係
等でも分ける。
冊子や雑誌を集めて
分けるのも有用。
雑紙は溜まりやすいので
コレクションでなければ
溜まり過ぎないよう
ゼロが当たり前にする。
ピンナップ書類
運賃表や時刻表等は
すぐ分かる所に貼る。
携帯で確認する
時代になっても
貼ってある方が
便利だと思うなら。
流動的な書類
控除証明書。
夏が終わる頃から
少しずつ届きだす。
無くさないように
届いたらすぐに
決まった引き出しへ
入れるようにする。
『控除証明書』と引き出しに
はっきり明記しているので
一目でサクッと入れられる♡
このシステムのお陰で
必要な時にすぐ見つかる。
毎年この流れで
探さなくて済む。
保存書類
通帳を
銀行毎に分けて
年月日順に並べて
表紙に年月日を書いて。
銀行毎に
背表紙にシールを貼ったり
マスキングテープを貼ったり。
そして保管。
誰が見てもサッと
分かるように。
仕事の煩雑さを省く為。
あれはどこ？
これはいつの？
の時間を省く為。
連番を付けると更に
わかりやすいかも。
私は取扱説明書を
ファイルしません。
本と同じ扱いです。
リビングダイニングの片隅にある
電話の置いていない電話台の中に
ゴソッと入っています。
左上にカメラ関係1式。
左下に携帯関係1式。
右側に家電1式。
（201229）