家庭や事務所の書類整理術
紙・紙・紙。
資料・資料・資料。
とにかく書類は
溜まりやすい。
大きい物だとすぐに
何とかしないといけない
となるけれど
紙自体は平面で薄いから
気になりにくい。
だからどうしても
逆に処理が遅くなる。
それで余計に
溜まってしまう。
捨てるのを当たり前にして
ちょうど良いくらいとなる。
だと思うようにする
書類は基本すぐに
捨てるスタンスで。
要不要の判断は要
この判断は欠かせない。
必要な書類はもちろん
残しますわよ！！！
即捨て無理 に分ける
即捨てOK と
即捨て無理 に
まず分ける。
その後
即捨て無理 を
やっぱり 捨てる
やっぱり 残す
に分ける！
そもそもどうやって分ける？
書類は書類。
冊子は冊子。
封書は封書。
等で分ける。
形で分けるのが
1番分かりやすい。
おそらく老若男女が
分かりやすいと思う。
人別で分けるのも大事。
自分のものは
自分で判断する。
他の人のものは
他の人それぞれに
判断を全て委ねる。
自分の分を他の人に
判断されたら困るから。
他の人も他の人に
判断されたら困るはず。
自分の書類だけならば
この作業は不要。
① 現在
② 過去
③ 未来
で分ける。
① 現在の書類とは
目の前に届いている書類。
箱で受け止めて
即刻処理を行う。
②過去の書類とは
価値が無くなった書類。
すぐに処分・廃棄
リサイクル等に出せるよう
持ち運びしやすい状態を作る。
紙袋で集めたり
ヒモで縛ったり
場合によっては
段ボール箱に詰める。
○ 内容が重複している
○ 情報が期限切れである
○ 自分から求めていない
これらの書類は全て
過去の書類。
保存せずに自分の
目の前から消していく。
③未来の書類とは
今後を生かす書類。
これはファイルで
整理する。
いつでも簡単に
見やすくする為。
自分が求めていない
ものを見極める。
書類は何かしら届く。
郵便物も届く。
DMや冊子。
広報誌なんかも届く。
放っておくとすぐに
溜まってしまう。
大概の場合とりあえず
念の為に置いておいたり
今は時間が無いから
後で見ようと思って
残しておいたりする。
そして結局
何も見ないで
時が経つ。
こうやって自分から
求めていないのに
届く書類群。
これらに見切りを
付ける。
届いた書類や冊子を
ていねいにゆっくり
味わって
学んで知識として
頭に入れて実際に
行動ができない
のであれば全く
意味がない。
場所取るだけ。
ストレス溜まるだけ。
要不要を即断して
明らかにいらない
書類は即処分。
新品の冊子の中身を全て
読まないともったいない
手放してはいけない
という囚われから
自分を解放してみる。
未来にツケを回して
挽回できる時はいつ？
そんなことを考えるより
もっと大事なことはない？
こうやって一生を
終えていい？
その書類をひとことで
言うと何か？を自分に問う。
つまり何のグループか？
で分けていく。
縦軸で10分類まで
で分けていく。
これより多いと
混乱すると思うから。
例えば
家庭であれば
家のこと。
お金のこと。
健康のこと。
趣味のこと。
教育のこと。とか
と言いつつこれほんと
千差万別なんだよね～
会社や事務所だと更に
千差万別なんだけれど
部署毎に分けるべき
項目があると思うので
それらをピックアップする。
次に
左側の縦軸にその
大項目を入れた横軸に
その大項目に対する
それぞれの小項目を
考える。
これを5分類まで
で分けていく。
これも分け過ぎると
混乱するから。
以下の通りの表になる。
エクセルで作ると
修正がしやすい。
紙と鉛筆でも構わない。
表は素晴らしい。
何より頭が整理できる。
そして他人と共有できる。
そしてお互いの理解が進む。
書類を分けた後の
ファイル保存の際
ファイルの名付けは
表で分けた項目名を
付ければ良いだけ。
箱保存でも同様。
書類は全て残して
おかないといけない。
捨てるなんて思い出を
捨てるようなものだ。
というのもわかる。
整理したいのに
整理ができなくて
辛いのであれば
本当にその書類は全て
残しておくことが
私の幸せ？
捨てたら思い出は
全部無くなる？
と改めて自分自身に
問いただし結論を
出そう。
これは人それぞれ
なんだからほんと
誰かのアドバイスなんて
気にしなくていいよ。
自分の本心だよ
本心。
書類を残す理由の元の
自分の本心に気付き
どうかそれに
従えますように。