もがみ北部商工会特定個人情報保護規程　　　　

 

第１章　総則

（目的）

第１条　この規程は、もがみ北部商工会運営規約第47条第2号の規定に基づき、もがみ北部商工会（以下「本会」という。）の取り扱う特定個人情報等の適正な取扱いを確保するために必要な事項を定めるものとする。

２　個人番号及び特定個人情報等に関しては、本会の個人情報保護に関する他の規程又はマニュアルに優先してこの規程が適用される。

３　この規程に定めるもののほか、本会が取り扱う特定個人情報等の適切な取り扱いに関する事項は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（以下「番号法」という。）、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」という。）、「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」及びその他の法令等による。

 

 

（定義）

第２条　この規程で掲げる用語の定義は、別表１のとおりとする。

 

（個人番号を取り扱う事務の範囲）

第３条　個人番号を取り扱う事務の範囲は以下のとおりとする。

役職員（扶養家族を含む）に係る個人番号関係事務（右記に関連する事務を含む）	源泉徴収関連事務等
	扶養控除等（異動）申告書、保険料控除申告書兼給与所得者の配偶者特別控除申告書作成事務等
	給与支払報告書作成事務等
	給与支払報告特別徴収に係る給与所得者異動届出書作成事務等
	特別徴収への切替申請書作成事務等
	退職手当金等受給者別支払調書作成事務等
	退職所得に関する申告書作成事務等
	財産形成住宅貯蓄・財産形成年金貯蓄に関する申告書、届出書及び申込書作成事務等
	健康保険、厚生年金、企業年金届出事務等
	国民年金第三号届出事務等
	健康保険、厚生年金、企業年金申請・請求事務等
	雇用保険、労災保険届出事務等
	雇用保険、労災保険申請・請求事務等
	雇用保険、労災保険証明書作成事務等
	（持株会に係る金融商品取引に関する法定調書作成・提供事務）
役職員以外の個人に係る個人番号関係事務	報酬・料金等の支払調書作成事務
会員の記帳代行業務等	商工会会員の税務関係書類の行政機関への提出事務
	商工会会員の税務関係書類の写し等の保管事務
	商工会会員の税務関係データの商工会保有パソコン等への保存に関する事務
労働保険事務組合が実施する事業所から委託を受けて実施する個人番号関係事務	新規被雇用者に係る雇用保険被保険者資格取得届作成事務・雇用保険被保険者氏名変更・喪失届作成事務 在職者に係る個人番号関係事務      個人番号登録・変更届書（仮称）作成事務・個人番号登録（連記式）個人別票（仮称）作成事務

 

（本会が取り扱う特定個人情報等の範囲）

第４条　前条において本会が個人番号を取り扱う事務において使用される特定個人情報等の範囲は以下のとおりとする。

　一　役職員及び扶養家族の個人番号および個人番号とともに管理される氏名、生年月日、性別、住所、電話番号、電子メールアドレス等

　二　役職員以外の個人にかかる個人番号関係事務に関して取得した個人番号および個人番号とともに管理される氏名、生年月日、性別、住所、電話番号、電子メールアドレス等

　三　会員の記帳代行業務等を実施するうえで会員から受領する個人番号が記載された申請書等

四　本会が委託を受けて実施する事務において役職員以外の個人から受領する個人番号が記載された申請書等

　五　その他個人番号と関連付けて保存される情報

２　前条において労働保険事務組合が委託事業主から個人番号を取得し行う事務において使用される個人番号及び個人番号と関連付けて管理される特定個人情報は以下のとおりとする。

　一　委託事業主から、受領した番号法１６条に基づく本人確認の措置を実施したことを確認できる書類及び個人番号に対応する従業員の被保険者番号（被保険者証の交付を受けている者）、取得区分、氏名、生年月日、事業所番号、資格取得年月日、被保険者となったことの原因、賃金、雇用形態、職種、契約期間の定め、1週間の所定労働時間、事業所名、備考、離職年月日、喪失原因、離職票交付希望、被保険者の住所又は居所、被保険者でなくなったことの原因又は氏名変更年月日

　二　公共職業安定所に提出するために作成した雇用保険被保険者資格取得届等及びこれらの控え

　三    　その他個人番号と関連づけて保存される情報

３　第１項及び第２項各号に該当するか否かが定かでない場合は、事務取扱責任者が判断する。

 

 

第２章　安全管理措置

（組織体制）

第５条　特定個人情報等を適正に取扱うため、本会に事務取扱責任者及び事務取扱担当者を置く。

２　会長は事務局長を事務取扱責任者に指名する。

３　事務取扱責任者は事務取扱担当者を指名する。

４　事務取扱責任者が不在のときは、あらかじめ事務取扱責任者が指定する事務取扱担当者がその職務を代理することができるとする。

５　会長は、事務取扱担当者又は事務取扱責任者が変更になったときは、当該事務の引継を行わせこれを確認するものとする。

 

（事務取扱担当者の監督）

第６条　事務取扱責任者は、特定個人情報等がこの規程に基づき適正に取り扱われるよう、事務取扱担当者に対して必要かつ適切な監督を行うものとする。

 

（教育・研修）

第７条　教育・研修

　一　本会は、事務取扱担当者にこの規程を遵守させるための教育訓練を企画・運営する責任を負う。

　二　事務取扱責任者及び事務取扱担当者は、本会又は山形県商工会連合会が実施するこの規程を遵守させるための教育を受けなければならない。

　三　本会は、特定個人情報等についての秘密保持に関する事項を服務規程に盛り込むものとする。

 

（取り扱い状況・運用状況の記録）

第８条　事務取扱担当者は、特定個人情報等の取扱い状況を別表２のチェックリスト　　　　に基づき確認し、記入済みのチェックリストを保存するものとする。

　

　（情報漏えい事案等への対応）

第９条　事務取扱担当者は、特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損による事故が発生したことを知った場合又はその可能性が高いと判断した場合は、事務取扱責任者に直ちに報告する。

　２　事務取扱責任者は報告の内容を確認し、会長に直ちに報告する。

 

（特定個人情報等の取り扱い状況確認の頻度）

第１０条　事務取扱責任者は特定個人情報等の取扱い状況について、１年に１回以上の頻度で別表２のチェックリストに基づき会長に報告し、会長は報告の内容の確認を行うものとする。

 

（特定個人情報を取り扱う区域の管理）

第１１条　本会は管理区域及び取扱い区域を明確にし、それぞれの区域に対し、次の各号に従い以下の措置を講じる。

　　（以下の例を参照に商工会の実情に応じて定義）

　一　管理区域

　　管理区域は事務室内の特定個人情報等を取り扱う機器を設置する。事務取扱担当者以外の者の往来が少なく覗き見される可能性が低いデスクとし、事務取扱担当者以外の使用を禁ずる及びデスクで使用する機器及び電子媒体等の制限を行うものとする。

　二　取扱区域

取扱区域は事務室とし、可能な限り壁又は間仕切り等の設置や、事務取扱担当者以外の者の往来が少ない場所への座席配置や、後ろから覗き見される可能性が低い場所への座席配置等をするなど座席配置を工夫するものとする。

 

（機器及び電子媒体等の盗難等の防止）

第１２条　本会は管理区域及び取扱区域における特定個人情報等を取扱う機器、電子　　　　　媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するために、次の各号に掲げる措置を講じる。

　一　特定個人情報等を取扱う機器、電子媒体又は書籍等を、施錠できるキャビネット・書庫等に保管する　

　二　特定個人情報ファイルを取扱う情報システムが機器単体で運用されている場合はセキュリティワイヤー等により固定する

 

（電子媒体等を持ち出す場合の漏えい防止）

第１３条　本会は特定個人情報等が記録された電子媒体又は書類等の持出し（特定個人情報等を管理区域又は取扱い区域の外へ移動させることをいい、事務所内での移動等も含まれる。）は、次に掲げる場合を除き禁止する

　一　個人番号関係事務に係る外部委託先に、委託事務を実施する上で必要と認められる範囲内でデータを提供する場合

　二　行政機関等への法定調書の提出等、本会が実施する個人番号関係事務に関して、個人番号利用事務実施者に対しデータ又は書類を提出する場合

　三　本会が受託した個人番号関係事務について、受託元に対しデータ又は書類を提出する場合

２　事務担当者は、特定個人情報等が記録された電子媒体又は書類等を持ち出す場合、電子ファイルへのパスワードの設定、密封した封筒に封入し鞄に入れて搬送する等、紛失・盗難等を防ぐための安全な方策を講ずるものとする。

 

（個人番号の削除、機器及び電子媒体等の廃棄）

第１４条　事務取扱責任者は、事務取扱担当者又は外部委託先が特定個人情報等を削除・廃棄したことを確認し、別表２のチェックリストに記入するものとする。

 

（アクセス制御・アクセス者の識別と認証）

第１５条　本会における特定個人情報等へのアクセス制御及びアクセス者の識別と認証は以下のとおりとする。

　一　特定個人情報等を取扱う機器を特定し、その機器を取扱う事務取扱担当者を限定する。

　二　機器に標準装備されているユーザー制御機能（ユーザーアカウント制御）により、情報システムを取扱う事務担当者を限定する。

 

（外部からの不正アクセスの保護）

第１６条　本会は、以下の各方法により、情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護するものとする。　

（以下の内容から商工会で実施するものを選択）

　一　情報システム及び機器にセキュリティ対策ソフトウェア等（ウイルス対策ソフトウェア等）を導入し、不正アクセスを検知し遮断する方法

　二　導入したセキュリティ対策ソフトウェア等により、入出力データにおける不正ソフトウェアの有無を確認する方法

　三　機器やソフトウェア等に標準装備されている自動更新機能等の活用により、ソフトウェア等を最新の状態に更新する方法

 

（情報漏えい等の防止）

第１７条　本会は、特定個人情報等をインターネット等により外部に送信する場合、通信経路における情報漏えい等及び情報システムに保存されている特定個人情報等の情報漏えい等を防止するものとする。

（以下の例を参照に商工会の実情に応じて定義）

　一　通信経路の暗号化による通信経路における情報漏えい等の防止策

　二　情報システムに保存されている特定個人情報等の情報漏えい等の防止策

 

第３章　特定個人情報等の取得

 

（特定個人情報の適正な取得）

第１８条　本会は、特定個人情報等の取得を適法かつ公正な手段によって行うものとする。

 

（特定個人情報の利用目的）

第１９条　本会が、役職員又は役職員以外の個人から取得する特定個人情報の利用目的は、第３条に掲げた個人番号を取扱う事務の範囲内とする。

２　前項にかかわらず、本人との法律関係等に基づき、個人番号関係事務の発生が予想される場合には、契約を締結した時点等の当該事務の発生が予想できた時点で個人番号の提供を求めることが可能であるものとする。

 

（特定個人情報の取得時の利用目的の通知等）

第２０条　本会は、特定個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を情報主体に通知し、又は公表しなければならない。この場合において、「通知」の方法については、原則として書面によることとし、「公表」の方法については、商工会の窓口等への書面の掲示・備付け、ホームページ等での公表等適切な方法によるものとする。

ただし、本会の役職員から特定個人情報を取得する場合には、電子メールにおける通知、利用目的を記載した書類の提示、服務規程への明記等の方法による。

２　本会は、利用目的の変更を要する場合、当初の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲内で利用目的を変更して、本人への通知、公表又は明示を行うことにより、変更後の利用目的の範囲内で特定個人情報を利用することができる。

 

（個人番号の提供の要求）

第２１条　本会は、第３条に掲げる事務を処理するために必要がある場合に限り、本人、代理人、又は、他の個人番号関係事務実施者に対して個人番号の提供を求めることができるものとする。

 

（個人番号の提供を求める時期）

第２２条　本会は、第３条に定める事務を処理するために必要があるときに個人番号　の提供を求めることとする。

２　前項にかかわらず、本人との法律関係等に基づき、個人番号関係事務の発生が予想される場合には、契約を締結した時点等の当該事務の発生が予想できた時点で個人番号の提供を求めることが可能であるものとする。

 

（特定個人情報の提供の求めの制限）

第２３条　特定個人情報の「提供」とは、法的な人格を超える特定個人情報の移動を意味するものであり、同一法人の内部等の法的な人格を超えない特定個人情報の移動は「提供」ではなく「利用」に該当し、個人番号の利用制限（第２６条）に従うものとする。

２　本会は、番号法第１９条各号のいずれかに該当し特定個人情報の提供を受けることができる場合を除き、特定個人情報の提供を求めてはならない。

 

（特定個人情報の収集制限）

第２４条　本会は第３条に定める事務の範囲を超えて、特定個人情報を収集しないものとする。

 

（本人確認）

第２５条　本会は番号法施行規則に定める各方法により、役職員又は第三者の個人番号の確認及び当該人の身元確認を行うものとする。また、代理人については、同条に定める各方法により、当該代理人の身元確認、代理権の確認及び本人の個人番号の確認を行うものとする。

 

第４章　特定個人情報の利用

 

（個人番号の利用制限）

第２６条　本会は、第１９条に掲げる利用目的の範囲内でのみ利用するものとする。

２　本会は、人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合を除き、本人の同意があったとしても、利用目的を超えて特定個人情報を利用してはならないものとする。

 

（特定個人情報ファイルの作成の制限）

第２７条　本会が特定個人情報ファイルを作成するのは、第３条に定める事務を実施　するために必要な範囲に限るものとする。

 

 

第５章　特定個人情報の保管

 

（特定個人情報の正確性の確保）

第２８条　事務取扱担当者は、特定個人情報を、第１９条に掲げる利用目的の範囲において、正確かつ最新の状態で管理するよう努めるものとする。

 

（保有個人情報に関する事項の公表等）

第２９条　本会は、個人情報保護法第２４条第１項に基づき、特定個人情報に係る保有個人情報に関する事項を本人の知り得る状態に置くものとする。

 

（特定個人情報の保管制限）

第３０条　本会は、第３条に定める事務の範囲を超えて、特定個人情報を保管しては　ならない。

２　本会は、所管法令で定められた個人番号を記載する書類等の保存期間を経過するまでの間は、支払調書の再作成等の個人番号関係事務を行うために必要があると認められるため、当該書類だけでなく、支払調書を作成するシステム内においても保管することができる。

３　本会は、番号法上の本人確認の措置を実施する際に提示を受けた本人確認書類（個人番号カード、通知カード、身元確認書類等）の写しや本会が行政機関等に提出する法定調書の控えや当該法定調書を作成するうえで事業者が受領する個人番号が記載された申告書等を特定個人情報として保管するものとする。これらの書類については、法定調書の再作成を行うなど個人番号関係事務の一環として利用する必要があると認められるため、関連する所管法令で定められた個人番号を記載する書類等の保存期間を経過するまでの間保存することができる。  

 

 

第６章　特定個人情報の提供

 

（特定個人情報の提供制限）

第３１条　本会は、番号法第１９条各号に掲げる場合を除き、本人の同意の有無にかかわらず、特定個人情報を第三者（法的な人格を超える特定個人情報の移動を意味し、同一法人の内部等の法的な人格を超えない特定個人情報の移動は該当しないものとする。）に提供しないものとする。なお、本人の同意があっても特定個人情報の第三者提供ができないことに留意するものとする。

 

第７章　特定個人情報の開示、訂正等、利用停止等

 

（特定個人情報の開示）

第３２条　本会は、本人から当該本人が識別される特定個人情報に係る保有個人情報　　　　　について開示を求められた場合は、次条に規定する手続き及び方法により、遅滞なく、当該情報の情報主体であることを厳格に確認した上で、当該本人が開示を求めてきた範囲内でこれに応ずるものとする。なお、当該本人に法定調書の写しを送付する際、法定調書の写しに本人以外の個人番号が含まれている場合には、その部分についてはマスキング等をするものとする 。

２　本会は、次の事由に該当する場合には、当該開示請求の全部又は一部を不開示とすることができ、その場合には請求者に対してその旨及び理由（根拠とした個人情報の保護に関する法律の条文及び判断の基準となる事実を示すこととする。）を説明することとする。

一　本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場

　合

二　本会の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合

三　他の法令に違反することとなる場合

 

（保有個人情報の開示請求処理手順）

第３３条　前条に基づき本人又はその代理人（未成年者もしくは成年被後見人の法定代理人、又は本人が委任した任意代理人をいう。以下同じ。）から当該本人が識別される特定個人情報に係る保有個人情報について開示請求を受けた場合は、次の手順で応ずることとする。

一　受付時の確認

イ　所定の様式の書面（請求者の氏名・住所・電話番号、請求年月日、請求に係る個人情報の内容が記載されているもの）による請求であること。

ロ　予め定めた手数料の負担について請求者が応諾していること。

ハ　代理人による請求の場合は、所定の委任状によるものであること。

ニ　なお、郵送による本人確認資料の受領などの場合は、事務取扱責任者が適宜判断する。

二　開示の可否の決定

事務取扱担当者は、次の各号に定める点について、各々検討の上、開示の可否を決定する。

イ　請求された個人情報が物理的に存在するか否か。

ロ　前号に相当するものが、「保有個人情報」に該当するか否か。

ハ　規程第３２条第２項各号に定める不開示事由に該当するか否か。

三　不開示の場合の対応　前項に基づき保有個人情報の全部又は一部を開示しない旨の決定をしたときはその旨を通知し、その理由についても説明をすることとする。

四　請求者に対する通知時期　開示請求に対する回答（不開示の場合の通知も含む）は書面にて、遅滞なく郵送又はこれに代わる方法により通知する。

 

（保有個人情報の訂正等）

第３４条　本会は、当該本人が識別される保有個人情報の内容が事実でないことを理由に当該本人から訂正、追加又は削除を求められた場合は、必要な調査を行い、その結果に基づき、遅滞なくこれに応ずることとする。かかる訂正等を行ったとき、又は訂正等を行わない旨の決定をしたときは、当該本人に対し、遅滞なくその旨（訂正等を行ったときは、その内容を含む。）を通知するものとする。なお、訂正等を行わない場合又は当該本人の求めと異なる措置をとる場合は、その判断の根拠及びその根拠となる事実を示し、その理由を説明することとする。

 

（保有個人情報の訂正等処理手順）

第３５条　前条に基づき、開示の結果、特定個人情報に係る保有個人情報が事実では　ないとして、訂正、追加又は削除（以下「訂正等」と総称する。）を求められた場合は、次の手順にて応ずることとする。

一　当該請求者に対し、訂正等すべき内容が事実である旨を証明できる資料の提出を求める。

二　事務取扱責任者は、提出された資料に基づき、利用目的の達成に必要な範囲内において遅滞なく必要な調査を行い、訂正等を行うかどうかを決定する。

三　検討した結果については、遅滞なく当該請求者に対して書面にて、郵送又はこれに代わる方法により通知する。また訂正等の措置をとらない場合は、判断の根拠及び根拠となる事実を示し、その理由についても説明をすることとする。

２　特定個人情報に係る保有個人情報の訂正等は、次に掲げる各号に従って行わなければならない。

一　事務取扱責任者は、当該保有個人情報を取扱う事務取扱担当者を特定し、その者以外の者に訂正等の作業を行わせてはならない。

二　事務取扱担当者は、訂正等の作業を事務取扱責任者の指示に従って行い、事務取扱責任者が作業結果を確認する。

三　事務取扱責任者は、更新理由、訂正等の申請者、訂正等の日付、管理責任者、事務取扱担当者及び訂正等の内容を記録し１年間保管する。

 

（保有個人情報の利用停止等）

第３６条　本会は、本人から、当該本人が識別される保有個人情報が、個人情報保護法第１６条の規定に違反して取得されているという理由、同法第１７条の規定に違反して取り扱われたものであるという理由又は番号法第１９条の規定に違反して第三者に提供されているという理由によって、当該保有個人情報の利用の停止、消去又は第三者への提供の停止（以下、本条において「利用停止等」という。）を求められた場合であって、利用停止等に理由があることが判明したときは、違反を是正するために必要な限度で、遅滞なく、当該特定個人情報の利用停止等を行わなければならない。但し、利用停止等を行うことに多額の費用を要する場合その他の利用停止等を行うことが困難な場合であって、当該本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りではない。

２　前項の規定に基づき求められた利用停止等の全部又は一部を行ったとき若しくは行わない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨（当該本人から求められた措置と異なる措置を行う場合にはその措置内容を含む。）を通知しなければならない。なお、利用停止等を行わない場合又は本人の求めと異なる措置をとる場合は、その判断の根拠及びその根拠となる事実を示し、その理由を説明することとする。

 

（開示等を求める手続及び手数料）

第３７条  本会は、特定個人情報に関して、個人情報保護法第２９条第１項の開示等の求めを受け付ける方法を定めた場合には、「個人情報保護基本方針」と一体としてインターネットのホームページでの常時掲載を行うこと、又は事務所の窓口等での掲示・備付け等を行うこととする。

２　開示等の求めをする者が本人又は代理人であることの確認の方法を定めるに当たっては、十分かつ適切な確認手続とするよう留意する。

３　個人情報保護法第３０条に従い、手数料を徴収する場合には、同様の内容の開示等手続の平均的実費の予測に基づき、合理的な手数料額を算定する等の方法により、実費を勘案して合理的であると認められる範囲において手数料の額を定めなければならない。

第８章　特定個人情報の廃棄・削除

 

（特定個人情報の廃棄・削除）

第３８条　本会は第３条に規定する事務を処理する必要がある範囲内に限り特定個人情報等を収集又は保管し続けるものとする。なお、書類等について所管法令によって一定期間保存が義務付けられているものについては、これらの書類等に記載された個人番号については、その期間保管するものとし、それらの事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令において定められている保存期間を経過した場合には、個人番号をできるだけ速やかに廃棄又は削除するものとする。

 

 

第９章　特定個人情報の委託の取扱い

 

（委託先における安全管理措置）

第３９条　本会は、個人番号関係事務又は個人番号利用事務の全部又は一部の委託する場合には、本会自らが果たすべき安全管理措置と同等の措置が委託先において適切に講じられるよう、必要かつ適切な監督を行なうものとする。

２　前項の「必要かつ適切な監督」には次に掲げる事項が含まれる。

一　委託先の適切な選定

二　委託先に安全管理措置を遵守させるために必要な契約の締結

三　委託先における特定個人情報の取扱状況の把握

３　前項第２号の「委託先に安全管理措置を遵守させるために必要な契約の締結」については、委託契約の内容として、以下の規定等を盛り込むものとする。

一　秘密保持義務に関する規定

二　事業所内からの特定個人情報の持出しの禁止

三　特定個人情報の目的外利用の禁止

四　再委託における条件

五　漏えい事案等が発生した場合の委託先の責任に関する規定

六　委託契約終了後の特定個人情報の返却又は廃棄に関する規定

七　従業者に対する監督・教育に関する規定

八　契約内容の遵守状況について報告を求める規定に関する規定

九　特定個人情報を取り扱う従業者の明確化に関する規定

十　委託者が委託先に対して実地の調査を行うことができる規定

４　本会は、委託先の管理については、会長を責任者とする。

５　本会は、委託先において特定個人情報の安全管理が適切に行われていることについて、１年に１回以上の頻度で及び必要に応じてモニタリングをするものとする。

 

附　則

 

　本規程は平成28年3月28日から施行する。
別表１　用語の定義（この規程２条関係）

用語	定義
個人情報	生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む）をいう。
個人番号	番号法第７条第１項又は第２項の規定により、住民票コードを変換して得られる番号であって、当該住民票コードが記載された住民票に係る者を識別するために指定されるものをいう。
特定個人情報	個人番号（個人番号に対応し、当該個人番号に代わって用いられる番号、記号その他の符号であって、住民票コード以外のものを含む。※ 生存しない個人の個人番号についても、特定個人情報に該当する。
特定個人情報等	個人番号及び特定個人情報を併せたものをいう。
特定個人情報ファイル	個人番号をその内容に含む個人情報ファイル
保有個人情報	個人情報取扱事業者が、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する特定個人情報であって、その存否が明らかになることにより公益その他の利益が害されるものとして個人情報保護法施行令で定めるもの又は６か月以内に消去することとなるもの以外のものをいう
個人番号利用事務	行政機関、地方公共団体、独立行政法人等その他の行政事務を処理する者が番号法第９条第１項又は第２項の規定によりその保有する特定個人情報ファイルにおいて個人情報を効率的に検索し、及び管理するために必要な限度で個人番号を利用して処理する事務をいう。
個人番号関係事務	番号法第９条第３項の規定により個人番号利用事務に関して行われる他人の個人番号を必要な限度で利用して行う事務をいう。
役職員等	社内の組織内で指揮監督を受けて、本会の業務に従事している者。 雇用関係にある従業員（社員、嘱託社員、パート、派遣社員など）（及び常勤の理事）。 また、従業を希望した並びに過去において従業していた者も含まれる。
事務取扱担当者	本会内で特定個人情報にかかる事務を行う担当者をいう。
管理区域	特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムを管理する区域をいう。
取扱区域	特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域をいう。